職場での「手直し」が減らない!「手直し」が発生する原因と誰にでも簡単に出来る「手直し」を劇的に減らす具体的な対策

よく、頼まれた仕事を提出した後に手直しが入る事ってありませんか?そんな時、手直しする位なら最初からその通り言ってくれよ!とイライラする事ってありますよね?そのメモや報告書を良くする為に手直しは必要ですが、なかなか通らない、結局最初の内容に戻っている。なんて事もあるでしょう。こんな状態になってしまうには、それなりの原因があるのです。その原因と対応策が分かっていれば、なんてことはありません。それでは、具体的な原因と対策を紹介していきますね。
因みに、職場での「手直し」が減らない、何回提出しても承認されない状態だと、仕事の効率も悪くなり、職場のメンバーのストレス、上司への信頼感も無くなり、ギスギスした状態になってしまいます。対策を取ってしまえば、今までより圧倒的に手直し回数は少なくなるし、職場の環境や上司との関係も良くなる事でしょう。【参考・過去記事】事例を基に解説!ストレス蓄積に繋がる雰囲気の悪い職場環境の原因と対策

【原因と対策①】上司と部下でアウトプットイメージが合っていない

先ず基本的な事ですが、上司と部下の間で「アウトプットイメージ」が合っていないと何回手直しをしても承認される事はありません。「アウトプットイメージ」とは、最終的な仕事の「出来栄え」の事、即ちこうして欲しいと言う具体的な内容の事です。仕事を頼む際に、その最終的な状態である「出来栄え」が合っていなければ、手直しが入るのは当然の事です。例えば、「新規事業に関する企画書を書いて欲しい」と上司から頼まれたとします。これだけでは、上司と部下で「アウトプットイメージ」が合うはずがありませんよね。そんな時に必死に自分なりに企画書を書いて提出しても当然手直しが入ります。この手直しを介して上司と部下で「アウトプットイメージ」を合わせ込んで行っている人が多いのではないでしょうか。その手直しの時間って凄く無駄ですよね。対策は簡単です。仕事を頼む際に、上司部下の間で、必ず「アウトプットイメージ」を合わせ込む作業をするだけです。しつこい位に色々話して「アウトプットイメージ」を合わせ込みましょう。

【原因と対策②】上司のアウトプットイメージが固まっていない

次によくあるのが、上司の「アウトプットイメージ」が固まっていない事です。幾らアウトプットイメージを最初に合わせ込んでいても時間が経過すると共に「アウトプットイメージ」が変化してしまっては部下の立場からはどうにもなりません。この対策は、上司側のみ出来る事で、部下に仕事を頼む際には必ず「アウトプットイメージ」を固めてからお願いする事です。状況が変化して、「アウトプットイメージ」も変化した際には、その旨の説明を丁寧にしましょう。部下からは、「アウトプットイメージ」が直ぐに変化する様な上司は「ブレている」と思われて信頼関係が無くなってしまいます。

【原因と対策③】仕事を頼む際にその「目的・背景」を伝えていない

最後に、仕事を頼む際にその仕事の内容の「目的・背景」をキチンと伝えていないと「手直し」に繋がります。例えば、「新規事業に関する企画書を書いて欲しい」と上司から頼まれたとします。この際に「目的・背景」が「現行事業は近い将来、右肩下がりになる予測がつく、その為、将来性のあるA分野の動向と弊社の技術力を基にA分野の新規事業の企画書を提案して欲しい」などと「目的・背景」があるのと無いのとは「企画書」の内容に雲泥の差が出来、当然手直しの回数も減る事になります。対策は上司部下共に、仕事を頼む、引き受ける際に必ずその「目的・背景」を確認する事です。

すぬつくの経験

「目的・背景」を伝えず「アウトプットイメージ」が合っていないまま仕事を色々頼んで、何時になっても承認しない様な上司が沢山いますよね。実はすぬつくもその一人でした。ある時に、幾ら手直しをしても一向に求めている内容にならない時がありました。終盤でじっくり部下と「目的・背景」、「アウトプットイメージ」について話し合った処、一発で求めている内容の企画書になっていたことがありました。やっぱり、「目的・背景」を最初に丁寧に説明して「アウトプットイメージ」を合わせ込む事が非常に重要である事に気が付きました。(´;ω;`)ウゥゥ  それ以降は必ず仕事を頼む際に「目的・背景」、「アウトプットイメージ」をよく話し合う様にしています。

まとめ

何回も手直しを繰り返していると上司部下共にイライラが溜まってしまい、お互いの信頼関係も壊れてイヤな雰囲気になってしまいます。それを回避するためにも、「目的・背景」と「アウトプットイメージ」を合わせ込む事は非常に有効であります。簡単な事ですが、その効果は絶大なので是非実践してみては如何でしょうか。

すぬつく :ストレスフリーのすぬつくです(^^♪