良い説明方法と悪い説明方法を図解で徹底解説

職場やプライベートで伝えたい事が上手く伝えられなくて困った事ってありませんか?特に職場でせっかく良い調査結果や提案が出来る状態になっているのに上手く伝える事が出来ず、損をしている事もあるでしょう。そこで今回は職場で上司に対する上手い説明の仕方を図解で具体的に説明しますね。

説明の基本

先ず、基本的な事ですがとても重要な事を記載しますね。それは、説明しようとしている「議題」とそれに対する「結論」更には、「結論」に至る「理屈」を自身で整理しておく必要があります。この整理が出来て初めて説明する準備が整ったと言えます。因みに、上手く説明が出来ないと悩んでいる人の大多数がこの整理が出来ていない事が原因です。

上手く伝わらない説明順

A(議題)➡B(結論への理屈)➡C(結論)の順で説明をすると上手く伝わらない事が多いです。何故なら、B(結論への理屈)の部分が長いとC(結論)に至るまでの過程で、一体話が何処に向かっているのかよく分からない状態で理屈を聞く事になり、聞く側にとっては非常に理解し難い状態となります。そもそも、大概の上司は多忙でせっかちな人が多いですよね。そのような背景もあって、この順番の説明はあまり評価されません。

上手く伝わる説明順

一番良いのは、A(議題)➡C(結論)➡B(結論への理屈)の順で説明する事です。この議題「A」の結論は「C」です。何故なら「B」だからです。の説明が一番スマートであることは明白ですよね。

実践的な説明方法

よく使う実践的な説明方法を図解すると、上図のようになります。実践では、A(議題)➡C1、C2、C3(一次結論)➡D(最終結論)のパターンを取る事が多いですよね。一つの議題で「結論」が何パターンか出てきます。それぞれの結論に至る「理屈」があり、それぞれの「結論」には「メリット」と「デメリット」があります。最終的に、その中の「結論」の中から一つを「選択」する説明になります。

すぬつくの経験

話(報告)を聞いていると、直ぐにその人が話を整理できているのか、話の順番が分かり易く話せているかが分かります。また、説明のなかで自分の意見を入れてくる人は大抵「出来る人」が多いと感じています。そうは言いつつも、最初に紹介した「議題」「結論」「理屈」が整理出来ていれば問題ありません。

まとめ

すぬつくの経験でも記載した様に上司は大抵の事を見抜いてしまいます。その上司がもし減点式の考え方の人であれば、説明する内容を整理しないで説明にいけば行くほどヤバイ事になってしまいますね。今回紹介した方法を是非習得して、「おぉ!スゴく分かりやすいね!」なーんてセリフを上司に自然と出させたいものですよね。

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