レポートラインとは？人間・信頼関係に影響が出る業務指示時の約束事

あれ？私の担当業務Aについて上司が違う人に指示しているぞ。

何故？もしかして、私って異動なの？要らない人なの？あの上司って担当業務を理解してないの？とか課長を飛び越えて部長から直接仕事の指示が出ている！

課長も内容知らないみたいだし、どうしよう。誰に相談しようかな。もしかして課長って異動になっちゃうの？

何時もと違うレポートライン（業務指示ルート・順番）になると色んな憶測が飛んだり、噂になったりとやり難い事や混乱する事ってありませんか？

今回は、この様な些細な事から人間関係や信頼関係の悪化、更には職場内の混乱を防ぐ為に「レポートラインとは？人間・信頼関係に影響が出る業務指示時の約束事」を紹介します。

この様な根底には、人間(動物)は自分のテリトリーを干渉される事をスゴく嫌う習性があるのです。

もくじ
1.レポートラインとは？
2.業務指示をする側が守るべき2項目
3.業務指示される側が守るべき項目
4.すぬつくの経験
5.まとめ

レポートラインとは？

企業や組織の中で業務報告や意思疎通を行う際の系統のこと。レポートラインの中では、上司には重要な意思決定を求めたり、業務報告を行い、部下にはタスクの遂行や進捗報告を求めるというコミュニケーション・フローをもつ。組織においては、レポートライン（指揮命令や情報共有の経路）とその内容（何を伝達し何を伝達しないか）を明確にしておくことが重要であると考えられる。

クレイア・コンサルティング株式会社

業務指示をする側が守るべき2項目

人間関係・信頼関係・職場内の混乱を防ぐ為に、業務指示をする側が守らなくてはならない事は基本的に２つです。

業務指示をする側が守るべき項目
1.指示する階層の順番を守る
2.担当業務通りの人に仕事を指示する

指示する階層の順番を守る

1つ目は、指示する階層の順番を守る事です。貴方が部長だったとしたら、課長を飛ばして担当者に直接指示しない事です。

もし、課長が不在であったり、一刻を争う様な時は直接、担当者に指示して担当者には後で課長に言っておくと伝えましょう。

勿論キチンと後で課長に担当者に指示した事を伝えましょう。

これを忘れると、指示を飛ばされた課長は部長へ不信感を持つ様になります。また、担当者からは、指示する人が複数人いる事になります。

もし、部長と課長から指示が別々に着てそれぞれが言っている事が異なるともう大変です。

この様な状況になると、担当者はストレスが溜まり、人間関係・信頼関係・職場内は混乱してしまうでしょう。

それ程までに、業務を指示する階層の順番を守る事は重要なのです。

担当業務通りの人に仕事を指示する

2つ目は、担当業務通りの人に仕事を指示する事です。

これもまた当たり前の様に思えますが、緊急時に昔その業務を経験していてスキルが高いメンバーに仕事を依頼したくなる事ってあると思います。

この場合は、必ず今の担当者に話してから、負荷が大きそうだから違う人に頼んでおく等了解を貰う様にしましょう。

了解を貰わないまま実行すると良いことはありません。すぬつくは、過去にこのルールを守らなくて、大変な目に遭いました。詳しくは「すぬつくの経験」で紹介します。

業務指示をされる側が守るべき項目

業務指示される側が間違った指示(業務指示階層が飛ばされた場合や別の人に指示が行ってしまった場合)を受けた場合に注意する事はたった１つです。

それは、正規のメンバーや指示が飛ばされた上司に必ず指示元から話しをしてくださいね。それが無いと、その指示は受けられないとはっきり言う事です。

これで元々指示が行くハズの人達に情報が入るのです。いきなり断ると自身への影響もあるので、この回答が良いでしょう。

すぬつくの経験

すぬつくは、数年前にやらかした経験があります。

元々担当業務をやっていたBさんではなく、スキルの高いCさんにBさんの業務指示をして、Bさんにはその旨を言うのを忘れていた事がありました。

この時は、短期間で精度の求められる業務だった為、Bさんへの連絡を怠ってしまいました。

すぬつくは些細な事と捉えていたので全然気にしていませんでしたが、Bさんにとってはかなりショックだったそうです。(後の面談で分かりました。)

面談で、Bさんはすぬつくに無視されていると言ってきたので、「え？何それ？」って感じになり、事細かく聞いていくと、Bさんを無視してCさんに仕事を依頼したとの言い分でした。

Bさんの言い分には勿論納得し反省しました。以後、「レポートライン（業務指示のルート・順番）」は必ず守る様にしています。

まとめ

レポートラインを守らなかった場合の影響を具体的な事例を基に紹介しました。レポートラインは、職場や会社の人間関係・信頼関係・職場の混乱を防ぐ意味で非常に重要です。

もし、貴方の職場や会社に明確なレポートラインが無ければ、設定する事を是非おススメします。

また、業務を指示する側の発言は、自身が思っている以上に重く、与える影響も大きい事を認識しましょう。

自身が発した何気ない一言が他人のストレスの蓄積や人間関係に影響を及ぼしてしまう事があるからです。