ビジネス・社内で使うコミュニケーションツールとは?状況別まとめ

会社や学校、或いはご近所さんで話をした事は無いけれど、雰囲気や見た目で「何か気難しそうな人だなぁ。何となく自分とは合わないだろうなぁ」と思っていたけれど、実際に話をしてみたら以外と良い人だった。もっと早く話してみれば良かったナ。なんて経験はありませんか?実は、人間関係があまり上手くいっていない人や仕事があまり上手くいっていない人の大多数には、コミュニケーションツールの使い分けに原因があるパターンが多いのです。でも、大丈夫です。今回は、ビジネス・社内に於ける状況毎に最適なコミュニケーションツールの使い分け方について紹介していきます。

仕事に於けるコミュニケーションツールの有効性順位

仕事上でコミュニケーションを取る方法の基本は「Face to Face」ですよね。「Face to face」でコミュニケーションを取る事で、相手の雰囲気(表情、声のトーン、仕草等)から、相手が納得しているのか、不満なのか等、相手の考え方を身近で感じ取り、更にはどの様な人間性なのかを肌で感じる事が出来ます。改めて言いますが、ビジネス・社内では基本中の基本です。次に、中々相手と会えない(物理的に会う事が出来ない)場合は「電話やTV会議システム等」を使用します。「Face to Face」までは行かないにしろ、相手の雰囲気(声のトーン、仕草等)から相手の事を把握出来ます。最後の手段が「メール」です。「メール」では文面に雰囲気や考え方を伝え難い事とそれを読んだり見た相手の反応が見えないのが弱点となります。まとめると、「ビジネス・社内に於けるコミュニケーションツールの有効性順位」は「Face to Face」>「電話、TV会議」>「メール」となります。

仕事に於けるコミュニケーションツールの利便性順位

利便性の観点を入れると先ほど紹介した順位が少し様変わりします。有効性の高い「Face to Face」と利便性を両立させるには、3~4人が限度でしょう。また、「電話」に於いては1人が限度となり、「TV会議」も「Face to Face」同様に3~4人が限度となります。最後に「メール」でコミュニケーションを取る相手の限度はありません。云わば「無制限」となります。ビジネス・社内に於けるコミュニケーションツールの利便性順位は「メール」>「Face to Face」「TV会議」>「電話」となります。

状況毎の最適なコミュニケーションツールの使い分け方

ビジネス・社内での上手い人間関係の構築や仕事をスムーズに行う為には、状況毎に先ほど紹介したコミュニケーションツールの「有効性」と「利便性」を上手く使い分ける必要があります。仕事を行う上で「時間」は有限である事から基本的には「メール」をベースにコミュニケーションを取ります。但し、調整が必要な案件は予め調整を行う相手と「Face to Face」や「電話」で大枠を調整してから「メール」を送りましょう。この際には、その業務に少しでも関わりそうな人達にも「参考」で一緒にメールを送ってしまった方が業務効率が高いです。忘れてはいけない事としてそのメールを送信する人達の中には予め「Face to Face」や「電話」で調整をしていない人達にも送信する訳ですから、メール本文の最後には必ず「不明な点があればご連絡下さい、直ぐに説明にお伺いします」等の文言を入れておけば更に良くなります。最後に、メールの文面はどんな相手に対しても「丁寧語」で記載する様心掛けておきましょう。

すぬつくの経験

すぬつくの職場や隣の職場にも事前の調整もしないで「メール」のみで仕事をする方々が多くいます。隣の席のメンバーに対しての連絡も「メール」で済ませたり、同じ居室なのに、報告するべき案件に対してもメールのみで済ますメンバーがいます。「メール」を送れば相手は必ず見るかと言うとそんなことはありません。職階が上がれば上がるほど、一日に受信するメールの件数は3桁は当たり前になります。そうなると、「メールを送った」≠「報告した」となる事があるのです。そこに気が付かない場合、人間関係や仕事がスムーズに進まない原因の一つになるのだと思います。

まとめ

時間が許されるだけ「Face to Face」で仕事を進めている人達は人間関係も仕事のスムーズさも良好です。やはり、面と向かって相手の雰囲気(表情、声のトーン、仕草等)から、相手が納得しているのか、不満なのか等、相手の考え方を身近で感じ取る事は重要な事なのです。

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