【例文付き】突発休暇を取る時の具体的な連絡方法(誰も教えてくれなかった)

いきなり39度の熱が゙…子供と嫁さんがインフルエンザになってしまった…どうあがいても会社には行けない…会社に休みを取る連絡をしなければならない。どのタイミングでどの様な手段で連絡するべきなのかなぁ。そこまで教わっていないしなぁ。どうしよう…と悩んだ事ってありませんか?そこで、今回は「【例文付き】突発休暇を取る時の具体的な連絡方法( 誰も教えてくれなかった)」について紹介します。

もくじ
1.出社後に体調不良で帰る時
2.自宅で体調不良になった時
2-1.事前準備
2-2.連絡方法
2-3.連絡を取るタイミング
3.すぬつくの経験
4.まとめ

出社後に体調不良で帰る時

出社後に体調不良になって帰る時は、必ず電話か面と向かって(Face to Face)上司に話してから帰りましょう。この時の上司の関心事は、貴方が帰った後の業務内容のみです。例えば大切な会議があるのか、大切な資料の更新作業に遅れが発生するか等です。冷たい様ですが、上司の立場からは貴方の体調自体にそれほど興味は無く、その後の「穴」をどう埋めるかしか興味はありません。そこで、貴方が帰る前に他のメンバーにその後の業務を引き継ぐ事が出来ればベストです。その様な余裕が無い場合は、「引継ぎ」事項を箇条書きにして必要な資料(ファイル)の在り処を明記したモノを上司に渡しましょう。それで及第点です。何も引き継がないで帰るのは良くありません。ましては我慢して会社に残っていても貴方と会社側の双方に利益は生まれません。直ぐに帰りましょう。

本当に貴方が体調不良でもやり遂げなくてはならない仕事の優先順位についての記事は以下を参照お願いします。

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自宅で体調不良になった時

事前準備

事前準備として、職場の緊急連絡網を基に職場のメンバーや上司の連絡先を携帯に登録しておきましょう。更に、上司には突発休暇の連絡はショートメールでも構わないか確認しておけばベストです。

連絡方法

体調不良の時にまで上司の声を聞くのはイヤなものです。直接喋る必要の無い、メール関連で済ませましょう。 因みに、すぬつくはスマホの「メッセージ」で連絡を取っています。ラインは少々抵抗があります。

連絡を取るタイミング

連絡を取るタイミングは「休む」と貴方が決めた時が良いでしょう。始業開始30分前位が良いのではないか?等々悩む事があるかもしれませんが、気を使う必要はありません。具合が悪い時はずっと寝ていたいものです。ワザワザ始業開始30分前に合わせて起きてメールや電話をする必要はありません。この程度の事をこだわる上司がいた場合、その上司の「器」を疑いましょう。話を戻すと、例えば前日16時時点で体調が悪く、明日の朝に回復している可能性がなさそうな場合は、16時の時点で連絡を入れてしまいましょう。次に具体的な連絡時に用いる例文を紹介しますので、気に入ったらコピーして使用してください。

例文①(自分が突発休暇を取る時/前日パターン)

人事課の「すぬつく」です。お忙しいと思いますので、メールで連絡させて頂きます。本日体調不良でお休みさせて頂いておりますが、現時点で熱(38度)が下がらない状態です。大変申し訳ありませんが、明日も引き続き休みを頂きたく、宜しくお願い致します。明日は午前中にAプロジェクトの進捗会議がありますが、Bさんと進捗状況と発表ファイルを共有していますので、Bさんに伝えて頂ければ幸いです。

例文②(自分が突発休暇を取る時/当日朝パターン)

人事課の「すぬつく」です。早朝の為、メールで連絡させて頂きます。昨夜から発熱(38度)しており体調が優れない状態です。大変申し訳ありませんが、本日はお休みを頂きたく、宜しくお願い致します。本日は午前中にAプロジェクトの進捗会議がありますが、Bさんと進捗状況と発表ファイルを共有していますので、Bさんに伝えて頂ければ幸いです。

例文①、②の解説

自分の体調不良の状態を具体的に且つ簡潔に伝え、自分がお休みした場合の影響についての解決策も併せて連絡する。これで問題ないです。例文の場合、38度の熱があり、しかも解熱していない状況で、休み中のプロジェクトの進捗会議はBさんに任せれば大丈夫と伝えています。

例文③(部下が突発休暇の連絡をして来た時)

無理しないで、静養しましょう。お大事にして下さい。

例文③の解説

部下からの「休む」と言う連絡が伝わった事を含めて必ず返信しましょう。返信内容はシンプルで構いません。むしろシンプルの方が良いでしょう。部下に対して安心を与える事が重要です。体調管理がなっていない等の叱咤は厳禁です。また、会議の資料はどうなった等仕事の質問はしない方が良いでしょう。常日頃から部下の業務進捗を把握していれば問題ないはずです。また、必要な資料は職場のサーバーに保管する等、個人持ちさせない様な工夫も必要です。

すぬつくの経験

すぬつくは、2~3年前までは突発で休みを取る際には、始業開始30分前に「電話」で連絡をしていました。しかし、当時の上司からワザワザ電話でなくてもラインやメールで「休む」と伝えてくれれば良いよ。と神の様なコメントを貰った事があります。普段の業務の中では細かくて嫌な上司でしたが、何て「器」の大きな人なのだろうと感心しました。

まとめ

体調が悪い時は、仕事の事は二の次で最優先は自身の体の事ですよね。最低限のマナー(引継ぎ内容・資料の在り処を伝える事)を守っていれば休暇を取る時の連絡に気を使う必要はありません。貴方も貴方の職場も突発で休暇を取る時は、メールで一言連絡するスタイルに変えてみませんか?

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